Regulamin świadczenia usług - Biuro tłumaczeń Warszawa

Data ostatniej aktualizacji regulaminu: 22.04.2019. Aktualny regulamin dostępny jest zawsze w siedzibie firmy na ulicy Świętokrzyskiej 20 p. 404, Warszawa.

1 Postanowienia ogólne

Usługodawcą jest Biuro Tłumaczeń ATET EURO – TŁUMACZE Sp. z o.o., zwane w dalszej części tego dokumentu „ATET”.
ATET świadczy usługi tłumaczeń ustnych i pisemnych oraz inne pokrewne (redakcja i korekta językowa, weryfikacja poprawności tłumaczenia powierzonego przez klienta, uwierzytelnienie tekstu tłumaczenia przez tłumacza przysięgłego, przygotowanie tekstu tłumaczenia w plikach graficznych itp.).
Usługi wykonywane przez ATET są świadczone zgodnie z niniejszym regulaminem, cennikiem lub ofertą indywidualną.

2 Składanie i przyjmowanie zleceń

Przed przystąpieniem do realizacji usługi, ATET przekazuje Zleceniodawcy ofertę zawierającą informacje takie jak cena usługi, termin wykonania oraz inne istotne warunki realizacji. W przypadku tłumaczeń uwierzytelnionych, na etapie wyceny możliwe jest jedynie ustalenie szacunkowej liczby stron, ponieważ podstawą ostatecznego rozliczenia jest zawsze liczba stron wykonanego tłumaczenia, która znana jest dopiero po wykonaniu usługi.
Warunkiem wykonania tłumaczenia przez ATET jest złożenie przez Zleceniodawcę zlecenia na wykonanie tłumaczenia, zawierające akceptację warunków otrzymanej oferty realizacji usługi i potwierdzające zapoznanie się z regulaminem świadczenia usług ATET. Zlecenie może zostać złożone przez Zleceniodawcę osobiście, przesłane pocztą, faksem lub emailem. ATET rozpocznie realizację usługi dopiero po otrzymaniu zlecenia od Zleceniodawcy.
Dla zleceniodawców, którzy podpisali z ATET umowę o stałej współpracy, przesłanie materiałów do tłumaczenia jest równoznaczne ze złożeniem zlecenia, pod warunkiem przekazania przez Zleceniodawcę wszystkich informacji koniecznych do wykonania usługi.

3 Zasady wykonywania tłumaczeń pisemnych nieuwierzytelnionych

Zleceniodawca przekazuje tekst do tłumaczenia w postaci wydruku, skanu lub pliku.
Po otrzymaniu tekstu do tłumaczenia ATET dokonuje wstępnego oszacowania objętości tłumaczenia i na tej podstawie ustala wraz ze Zleceniodawcą tryb wykonania tłumaczenia.
Podstawą do obliczenia należności za usługę w przypadku tłumaczenia pisemnego nieuwierzytelnionego jest liczba stron rozliczeniowych w tekście źródłowym. Dla materiałów nieedytowalnych oraz w innych nietypowych przypadkach dopuszcza się wycenę w oparciu o liczbę stron rozliczeniowych w przetłumaczonym tekście lub całkowitą cenę za usługę.
Jedna strona rozliczeniowa liczy 1800 znaków łącznie ze spacjami. W przypadku rozliczenia za stronę, objętość tłumaczenia jest zaokrąglana w górę do 0,5 strony rozliczeniowej.
Zlecenia, które są wykonywane w trybie zwykłym, bez wskazanej w zamówieniu godziny realizacji, są przekazywane Zleceniodawcy do godz. 17:00 w dniu ustalonym jako termin realizacji zlecenia, chyba, że przyjęto inaczej. Termin realizacji zlecenia przyjętego po godzinie 15 jest liczony od godziny 9. następnego dnia roboczego.
Rozróżnia się następujące tryby tłumaczeń:
1. tryb zwykły – przekład do 7 stron rozliczeniowych dziennie;
2. tryb ekspresowy- powyżej 7 stron rozliczeniowych dziennie lub realizacja w sobotę, niedzielę lub inny dzień ustawowo wolny od pracy. Tłumaczenia w trybie ekspresowym wyceniane są indywidualnie.
3. tryb superekspresowy – realizacja usługi na ten sam dzień.

Przy ustalaniu trybu i terminu wykonania tłumaczenia w trybie zwykłym nie bierze się pod uwagę sobót, niedziel i innych dni ustawowo wolnych od pracy. W pozostałych trybach uwzględnione jest przyjmowanie oraz wydawanie tłumaczeń poza dniami i godzinami pracy ATET. Powyższe tryby dotyczą tłumaczeń z zakresu pierwszej grupy językowej, zgodnie z obowiązującym cennikiem.

Dla zleceń przekazywanych do realizacji w trybie ekspresowym i superekspresowym, Zleceniodawca może na własną odpowiedzialność zamówić usługę z pominięciem weryfikacji oraz korekty przetłumaczonego tekstu. W takich przypadkach Zleceniodawca zrzeka się prawa do reklamacji wykonanej usługi ze względu na drobne uchybienia, które są wynikiem pominięcia dwustopniowej weryfikacji. Pozostałe prawa Zleceniodawcy do zgłoszenia reklamacji pozostają w mocy.

Po wykonaniu usługi ATET przekazuje Zleceniodawcy tekst tłumaczenia zapisany w pliku Microsoft Word, Microsoft Excel lub Microsoft PowerPoint. Wykonane tłumaczenie jest odsyłane drogą elektroniczną wraz z fakturą za wykonaną usługę.
W przypadku tekstów zawierających rysunki, schematy, wykresy itp., których Zleceniodawca nie przekazał w wersji elektronicznej umożliwiającej edycję za pomocą pakietu Microsoft Office, w ramach podstawowej usługi tłumaczeniowej, ATET nie wykonuje odtwarzania tych elementów w tekście tłumaczenia. W porozumieniu ze Zleceniodawcą ATET ustala jednak taki sposób zapisu tłumaczenia, który pozwoli Zleceniodawcy bez wątpliwości przyporządkować poszczególne fragmenty tłumaczenia odpowiednim fragmentom tekstu stanowiącym część rysunku, schematu, wykresu itp. Zachowanie wyglądu i formatowanie oryginału jest usługą dodatkową, wycenianą indywidualnie.
Wszystkie tłumaczenia nieuwierzytelnione są przez ATET archiwizowane i przechowywane przez 6 miesięcy.

3a Zasady wykonywania tłumaczeń pisemnych nieuwierzytelnionych zgodnych z ISO 17100:2015

Tłumaczenia pisemne zgodne z Europejską Normą Tłumaczeń PN-EN ISO 17100:2015-06 są realizowane na życzenie klienta.

4 Zasady wykonywania tłumaczeń pisemnych uwierzytelnionych

ATET wykonuje tłumaczenia uwierzytelnione dokumentów otrzymanych w postaci fizycznej lub elektronicznej. Jeżeli Zleceniodawca nie okaże oryginału dokumentów, wykonane tłumaczenie będzie opatrzone adnotacją, że zostało sporządzone z kopii.
Po otrzymaniu tekstu do tłumaczenia, ATET dokonuje wstępnego oszacowania objętości tłumaczenia i na tej podstawie ustala wraz ze Zleceniodawcą tryb wykonania usługi.
Podstawą rozliczania objętości tłumaczenia pisemnego uwierzytelnionego jest liczba stron standardowych w przetłumaczonym tekście. Strona rozliczeniowa zawiera 1125 znaków łącznie ze spacjami.
W przypadku tłumaczeń uwierzytelnionych objętość tłumaczenia jest zaokrąglana w górę do pełnej strony rozliczeniowej.
Zlecenia, które są wykonywane w trybie zwykłym, bez wskazanej w zamówieniu godziny realizacji, są przekazywane Zleceniodawcy do godz. 17:00 w dniu ustalonym jako termin realizacji zlecenia, chyba, że przyjęto inaczej. Termin realizacji zlecenia przyjętego po godzinie 15 jest liczony od godziny 9 następnego dnia roboczego.
Rozróżnia się następujące tryby wykonania tłumaczeń:
1. tryb zwykły – przekład do 7 stron rozliczeniowych w ciągu 2 dni roboczych;
2. tryb ekspresowy- powyżej 7 stron rozliczeniowych dziennie oraz realizacja usługi na ten sam dzień. Tłumaczenia w trybie ekspresowym wyceniane są indywidualnie.

Przy ustalaniu trybu i terminu wykonania tłumaczenia nie są uwzględniane soboty, niedziele i inne dni ustawowo wolne od pracy. Powyższe tryby dotyczą tłumaczeń języków z zakresu pierwszej grupy językowej wskazanych w cenniku ATET.

W przypadku tłumaczeń uwierzytelnionych, tekst tłumaczenia przekazywany jest Zleceniodawcy na wydruku, w jednym egzemplarzu. Zleceniodawca może zamówić więcej egzemplarzy tłumaczenia uwierzytelnionego za dodatkową opłatą, wskazaną w cenniku świadczenia usług lub ofercie indywidualnej.
Wykonane tłumaczenie uwierzytelnione Zleceniodawca odbiera osobiście w siedzibie ATET. Na życzenie Zleceniodawcy, ATET może przesłać tłumaczenie pocztą lub za pomocą firmy kurierskiej – w tym przypadku wybór usługodawcy i zapłata za wysyłkę spoczywa na Zleceniodawcy. Z chwilą nadania, zlecenie tłumaczenia uważa się za wykonane i dostarczone, a Zleceniodawca przejmuje odpowiedzialność za zawartość przesyłki i w przypadku jej zagubienia bądź opóźnienia, samodzielnie będzie kontaktować się z operatorem w oparciu o otrzymane od ATET potwierdzenie nadania.

4a Zasady wykonywania tłumaczeń uwierzytelnionych zgodnych z ISO 17100:2015

Tłumaczenia uwierzytelnione zgodne z Europejską Normą Tłumaczeń PN-EN ISO 17100:2015-06 są realizowane na życzenie klienta.

5 Zasady wykonywania tłumaczeń ustnych

Składając zlecenie na wykonanie tłumaczenia ustnego, Zleceniodawca informuje ATET o tematyce i charakterze tłumaczenia. W przypadku tłumaczeń o specjalistycznej tematyce Zleceniodawca przekazuje materiały, które pomogą tłumaczowi przygotować się do tłumaczenia, najpóźniej na 3 dni robocze przed dniem rozpoczęcia realizacji zlecenia. W przypadku tłumaczeń symultanicznych Zleceniodawca przed rozpoczęciem tłumaczenia dostarcza program konferencji, liczbę uczestników i teksty wygłaszanych referatów.
W przypadku tłumaczeń konsekutywnych jednostką rozliczeniową jest blok czterogodzinny. Minimalna stawka za tłumaczenie konsekutywne w jednym dniu jest równa stawce za cztery godziny. Każda rozpoczęta godzina tłumaczenia jest liczona jako cała. W przypadku tłumaczeń odbywających się przez kilka dni jest możliwe rozliczanie godzinowe.
W przypadku tłumaczeń symultanicznych jednostką rozliczeniową jest blok czterogodzinny. Minimalna stawka za tłumaczenie symultaniczne w jednym dniu jest równa stawce za cztery godziny pracy. W tłumaczeniu symultanicznym bierze udział dwóch tłumaczy.
Jeśli czas trwania tłumaczenia w jednym dniu przekracza osiem godzin, za dodatkowe godziny pracy tłumacza do podstawowej stawki godzinowej dolicza się 50%. Stawka jest wyższa o 50% również w przypadku tłumaczeń wykonywanych w tym samym dniu, w którym zostały zlecone.
W przypadku tłumaczeń wykonywanych w godzinach nocnych (po godz. 20.00) oraz w soboty, niedziele i inne dni ustawowo wolne od pracy stawka jest wyższa o 50-100%. Czas pracy tłumacza liczony jest od godziny, na którą został umówiony i zgłosił się w miejscu wykonywania tłumaczenia, do czasu zwolnienia go przez Zleceniodawcę z wykonywania obowiązków. Wszystkie przerwy dla uczestników konferencji, a tym samym dla tłumacza, są w rozliczeniu traktowane jako czas jego pracy.
Po zakończeniu usługi, Zleceniodawca jest zobowiązany do pisemnego potwierdzenia wykonania usługi poprzez wypełnienie formularza przekazanego przez tłumacza. Formularz jest potwierdzeniem prawidłowego wykonania usługi oraz zawiera liczbę godzin. .

6 Odwoływanie zleceń

Warunki ogólne odwoływania zleceń pisemnych
1. Zleceniodawca ma prawo odwołać zlecone tłumaczenie w dowolnym momencie.
2. Zlecenie będzie uznane za odwołane jedynie w wyniku skutecznego poinformowania biura o tym fakcie przez klienta w formie pisemnej.
3. Odwołanie zlecenia przez klienta poza godzinami pracy biura uznane będzie za skutecznie doręczone o godzinie dziewiątej w następnym dniu roboczym.
4. Zleceniodawca zobowiązany jest zapłacić za część tłumaczenia, która została wykonana do chwili odwołania zlecenia, zgodnie ze stawką ustalona dla trybu tłumaczenia. Objętość tekstu przetłumaczonego do chwili odwołania zlecenia obliczana jest zgodnie z zasadami wymienionymi w § 3 oraz § 4. Na życzenie Zleceniodawcy tłumaczenie wykonane do momentu skutecznego odwołania zostanie mu przekazane.
Warunki ogólne odwoływania zleceń ustnych
1. Odwołanie usługi w dniu, na który została zamówiona lub po godzinie 16 dnia poprzedzającego wiąże się koniecznością dokonania pełnej opłaty za usługę.

W przypadku tłumaczeń ustnych, których planowany czas trwania wynosi jeden dzień, Zleceniodawca ma prawo odwołać zlecenie bez żadnych konsekwencji najpóźniej na trzy dni robocze przed dniem wykonania tłumaczenia. Jeśli odwołanie zlecenia nastąpi w terminie późniejszym, Zleceniodawca ponosi koszt gotowości tłumacza w wysokości 50% wartości zlecenia zgodnie z zamówieniem usługi.
W przypadku tłumaczeń, których planowany czas trwania wynosi od dwóch do siedmiu dni, Zleceniodawca ma prawo odwołać zlecenie bez żadnych konsekwencji najpóźniej na pięć dni roboczych przed rozpoczęciem tłumaczenia. Jeśli odwołanie zlecenia nastąpi w terminie późniejszym, Zleceniodawca ponosi koszt gotowości tłumacza w wysokości 50% wartości zlecenia zgodnie z zamówieniem usługi.
W przypadku tłumaczeń, których planowany czas trwania wynosi powyżej siedmiu dni, Zleceniodawca ma prawo odwołać zlecenie bez żadnych konsekwencji najpóźniej na siedem dni roboczych przed rozpoczęciem tłumaczenia. Jeśli odwołanie zlecenia nastąpi w terminie późniejszym, Zleceniodawca ponosi koszt gotowości tłumacza w wysokości 30% wartości zlecenia zgodnie z zamówieniem usługi.

7 Poufność

ATET zobowiązuje się do zachowania w tajemnicy wszelkich informacji uzyskanych w związku z wykonywanym tłumaczeniem, w szczególności treści tłumaczonych tekstów oraz warunków współpracy. W celu potwierdzenia tego zobowiązania ATET może zawrzeć z Zamawiającym stosowną Umowę o zachowaniu poufności według wzoru Zamawiającego, lub przygotowaną przez ATET.

8 Odpowiedzialność

Odpowiedzialność materialna za wszelkie ewentualne szkody związane z dostarczeniem wadliwego tłumaczenia przez ATET, w stosunku do klienta będącego przedsiębiorcą, jest ograniczona do wysokości wynagrodzenia netto (bez podatku VAT) należnego za wykonanie tego tłumaczenia. Ograniczenie odpowiedzialności wskazane w zdaniu poprzednim, nie ma zastosowania do klienta będącego konsumentem.
ATET nie odpowiada za opóźnienia i usterki wynikłe z przyczyn, na które ATET nie ma wpływu, takie jak działania siły wyższej, awarie sprzętu komputerowego, awarie łączy internetowych i telefonicznych oraz przerwy w dostawie prądu.
W przypadku tekstów przeznaczonych do publikacji zakłada się, że Zleceniodawca dokona redakcji tekstu we własnym zakresie, o ile nie zlecił tej usługi ATET.
ATET nie ponosi odpowiedzialności za błędy merytoryczne w tłumaczeniu, które są konsekwencją błędów występujących w tekście oryginału.

9 Reklamacje

Korzystanie w jakikolwiek sposób z tłumaczenia wykonanego przez ATET przed dokonaniem zapłaty – w tym przekazanie lub udostępnienie tłumaczenia osobom trzecim – jest uważane za przyjęcie tłumaczenia bez zastrzeżeń.
Reklamacja musi być zgłoszona w formie pisemnej i należycie uzasadniona.
W przypadku uznania reklamacji za słuszną ATET wykonuje nieodpłatnie weryfikację tłumaczenia lub – w porozumieniu ze Zleceniodawcą – udziela Zleceniodawcy rabatu w wysokości odpowiadającej skali popełnionych błędów.

10 Zasady płatności

Płatność za wykonane tłumaczenie jest dokonywana na podstawie faktury wystawionej przez ATET, gotówką w siedzibie ATET lub przelewem na rachunek podany na fakturze.
Dla Zleceniodawców, którzy podpisali z ATET umowę o stałej współpracy wystawiana jest faktura zbiorcza za wykonane zlecenia w trakcie jednego miesiąca.
Prawa autorskie do wykonanego dzieła pozostają własnością ATET do chwili uregulowania należności przez Zleceniodawcę. Wraz z dokonaniem płatności Zleceniodawca uzyskuje majątkowe prawa autorskie do tłumaczenia.
W przypadku przekroczenia terminu płatności ATET przesyła przypomnienie o niezapłaconej fakturze.
W przypadku przekroczenia terminu płatności o 7 dni ATET przesyła listem poleconym wezwanie do zapłaty.
W przypadku przekroczenia terminu płatności o 14 dni ATET przekazuje odzyskanie należności do firmy windykacyjnej. Klient zostaje obciążony wszelkimi kosztami windykacji.
ATET zastrzega sobie prawo do pobrania od Zleceniodawcy zaliczki przed rozpoczęciem tłumaczenia.

11 Postanowienia końcowe

ATET może podjąć się realizacji usługi na warunkach innych niż określone w niniejszym regulaminie lub cenniku. Ustalenie takich warunków następuje wtedy w formie indywidualnej umowy między ATET a Zleceniodawcą.
Zleceniodawcy, którzy korzystają z usług ATET, zobowiązują się przez okres 12 miesięcy od daty ostatniego zlecenia nie kontaktować się bez pośrednictwa ATET z tłumaczami pisemnymi oraz ustnymi ATET pracującymi kiedykolwiek dla Zleceniodawcy.
W sprawach nieuregulowanych niniejszym regulaminem mają zastosowanie przepisy Kodeksu Cywilnego oraz Ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych z 4 lutego 1994 r. (Dz.U. Nr 24, poz. 83 z późniejszymi zmianami).